Un buon progetto di conservazione sostitutiva non si limita ad abbattere i costi della carta e degli archivi tradizionali, ma può migliorare sensibilmente la qualità del lavoro e i risultati di business. Ecco perché la archiviazione documentale digitale è necessaria, utile e di grande impatto per l’azienda e per l’ecosistema.
Archiviazione documentale digitale
L’archiviazione documentale digitale è a tutti gli effetti il fondamento di un nuovo approccio al business, con il quale un’organizzazione può puntare all’elaborazione di strategie e all’ottimizzazione dei processi amministrativi.
La gestione documentale dei procedimenti amministrativi garantisce la corretta amministrazione dei documenti dalla produzione alla conservazione.
Ogni documento ha il proprio ciclo di vita. Nello specifico del workflow documentale, un documento viene creato, scambiato, reso disponibile e infine conservato. Per gestirlo nella maniera corretta, deve seguire procedure che definiscono in maniera precisa le modalità di:
- Creazione dei documenti
- Condivisione dei documenti.
- Conservazione dei documenti.
L’archiviazione documentale digitale è d’altra parte un passaggio imprescindibile per qualsiasi azienda che abbia deciso di accompagnare i propri dipendenti lungo il percorso dello Smart Working. Qualsiasi luogo in cui si decida di lavorare, con questo metodo è possibile poter accedere a qualsiasi documento dallo smartphone o dal laptop semplificando notevolmente la gestione delle attività fuori sede.
Oltre alla maggiore praticità che deriva dal fatto di non doversi portare nella borsa fogli e documenti, è sufficiente pensare a cosa può voler dire, alla fine di una trattativa, presentare al proprio interlocutore un contratto in formato digitale.
Vantaggi per le aziende
Siamo ormai nell’era digitale, tuttavia, la maggior parte delle aziende è ancora sommersa dalla carta e continua, quotidianamente, a produrre documenti, spesso con livelli di spreco molto elevati.
La dematerializzazione dei processi aziendali consente l’ottimizzazione delle modalità di comunicazione e d’interazione e può garantire la gestione dell’intero ciclo di vita dei documenti: dalla loro creazione, all’archiviazione fino alla conservazione a norma.
È per questo che sono decisamente vari i vantaggi che un’azienda può avere con l’archiviazione documentale digitale;
Ora vediamo i tre vantaggi per eccellenza di questo processo di archiviazione:
1) Riduzione dei costi. La corretta gestione documentale porta ad una semplificazione e ottimizzazione dei workflow interni.
2) Inalterabilità dei documenti. Il vero valore di un documento è dato dalle informazioni in esso contenute. Informazioni che, per diverse ragioni, possono alterarsi o essere modificate. Con la digitalizzazione documentale tutto rimane invariato.
3) Disponibilità dei documenti. I sistemi di gestione documentale, grazie alla dematerializzazione e/o digitalizzazione dei documenti, consentono la disponibilità immediata dei documenti.
Perciò possiamo dire che l’archiviazione documentale digitale dei documenti tramite l’utilizzo di software gestionali specifici consente l’ottimizzazione dei processi aziendali sotto tantissimi punti di vista, quindi un risparmio notevole nell’impiego di spazi, tempi e risorse produttive.
