I vantaggi della digitalizzazione sono evidenti, ma solo se la gestione delle informazioni e dei documenti avviene nella maniera corretta. Proprio per questo, aziende e professionisti sentono sempre più la necessità di creare archivi digitali e seguire delle procedure ben organizzate: la digitalizzazione è un futuro chiaro e sicuro.
Perché archiviare i documenti digitali in ufficio
L’azienda ha solitamente dimensioni e attività con volumi superiori a quelli di un singolo ufficio ed è quindi essenziale disporre di un sistema di archiviazione che consenta una consultazione rapida, efficiente e senza perdite di tempo.
Per questo, l’archiviazione dei documenti digitali è la direzione verso la quale le aziende si stanno muovendo: questo processo consiste nella memorizzazione digitalizzata di qualsiasi documento proveniente dal ciclo attivo e passivo di un’azienda. L’archiviazione digitale dei documenti è al giorno d’oggi una prassi molto comune nelle aziende nonché assai diffusa per evitare che i documenti sotto forma cartacea – ingombranti e poco pratici – si accumulino in ufficio. Risparmio economico e di tempo sono solo alcuni dei numerosi vantaggi per l’archiviazione dei documenti digitali aziendali.
Come archiviare i documenti digitali
Prima di parlare di come archiviare i documenti digitali, è bene porsi delle domande: quanti e quali dati dobbiamo conservare, e per quali scopi? Questo serve per identificare quello che è il migliore sistema di archiviazione per un ufficio.
Avendo le idee chiare su questo, possiamo procedere con alcuni step inizialmente importanti per creare un archivio digitale:
- digitalizzare a norma i documenti cartacei originali e impostare una procedura di archiviazione per i documenti nativi digitali (Pec, fatture elettroniche, dichiarazioni dei redditi, etc);
- creare degli archivi tematici (come “fatture”, “ordini approvati”, etc);
È evidente, al giorno d’oggi, quanto i documenti siano l’elemento chiave di un’azienda: il mondo digitale è uno strumento efficiente per gestirli correttamente e ottimizzarne l’utilizzo.
Per questo possiamo definire i 6 requisiti fondamentali dei documenti digitali:
- Affidabilità
- Autenticità
- Accessibilità
- Usabilità costante
- Integrità
- Certezza di conservazione non manipolata e autentica.
Esistono potenzialmente due modalità di archiviazione e conservazione dei dati digitali:
- archivi elettronici detti “on-site”, cioè collocati sul server dell’azienda come gli hard disk (HHD) – dei dispositivi di archiviazione di massa di tipo magnetico – solid state (SSD);
- archivi elettronici “on cloud” che utilizzano invece piattaforme esterne accessibili anche da device personali (memorizzazione e catalogazione di un gran numero di file su data center sparsi in tutto il mondo).
Ma cosa significa creare un archivio di documenti digitali? Innanzitutto, è bene comprendere che non si tratta di creare delle copie da inserire in un sistema informatico. Poi, bisogna dire che il vero obiettivo di un archivio digitale è quello di essere facilmente consultabile: se ben strutturato e accessibile, ha un impatto diretto sulla velocità delle procedure interne, soprattutto quando si lavora fuori sede, e sulle relazioni di lavoro.