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Cos’è la digitalizzazione dei documenti e perché conviene

La digitalizzazione dei documenti è un passaggio fondamentale per la trasformazione digitale delle aziende ai giorni nostri. Questo procedimento riguarda quel sistema che permette di conservare in totale sicurezza a livello digitale i documenti archiviati.
La digitalizzazione degli archivi cartacei dà la possibilità di effettuare qualsiasi ricerca, con diversi criteri, grazie ai software di archiviazione. 

Digitalizzazione dei documenti, che cos’è?

Definirlo processo innovativo è davvero riduttivo, ma questo procedimento è di base la conservazione dei documenti archiviati per tutto il periodo contrattuale. Letteralmente è una trasformazione digitale dei testi cartacei.
La digitalizzazione dei documenti cartacei è quindi il primo step per vivere il rinnovamento digitale: senza di essa si rischia di compromettere la connessione tra passato e futuro e di perdere la memoria storica di una azienda. Digitalizzare i documenti porta a livello elettronico non solo testi singoli, ma interi faldoni cartacei che col passare del tempo si sarebbero disintegrati. Questo processo garantisce così la conservazione sostitutiva, cioè acquisizione del valore legale dell’originale cartaceo.
Questo processo offre alle imprese l’opportunità di migliorare le strategie aziendali, andando a modificare quei processi di lavoro che forniscono prodotti e/o servizi che da cartacei si evolvono in digitale e quindi più soddisfacenti. 

La digitalizzazione dei documenti è un procedimento articolato di più step:

Da studi approfonditi risulta che, per cercare un documento cartaceo, servono circa 8 minuti. Con la digitalizzazione invece basta un click.

 

 

Perché conviene la digitalizzazione dei documenti

Dietro alla trasformazione digitale dei documenti ci sono innumerevoli vantaggi sia dal punto di vista economico ma soprattutto dal punto di vista dell’ottimizzazione e razionalizzazione dei processi aziendali. I documenti digitali consentono prima di tutto la riduzione dell’archivio convenzionale, e quindi viene ridotto drasticamente il consumo di carta e inchiostro per toner, poi si ha un ordine migliore nella catalogazione delle pratiche e degli atti. 

Oltre ad avere una maggiore ecosostenibilità rispetto ai processi di dematerializzazione dei documenti cartacei, e quindi ad una migliore organizzazione degli spazi dell’archivio dell’azienda, la digitalizzazione ci porta soprattutto ad avere velocità nei processi di accesso rapido ai documenti. In questa maniera riusciamo ad avere una tracciabilità documentale che garantisce una qualità alta rispetto alla consultabilità dei documenti e nella gestione di tali. 

Avere a disposizione documenti informatici, facilmente gestibili e consultabili da qualsiasi device, permette una maggiore condivisione delle informazioni, una più intensa collaborazione tra i lavoratori, oltre ad avere un maggiore controllo sul funzionamento dell’azienda rispetto al suo operato. Digitalizzare i documenti porta quindi una serie di vantaggi, dove circa il 30% del tempo di un dipendente è dedicato solo all’archiviazione fisica. 

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