Quanto si può risparmiare con il noleggio di una stampante per ufficio? Non esiste una percentuale valida per tutte le aziende. La convenienza dipende da quante pagine vengono prodotte ogni mese, dalla quota di stampe a colori, dal tipo di macchina necessaria, dai consumabili utilizzati, dall’assistenza e da ciò che è effettivamente compreso nel contratto.
Per capire se il noleggio riduce realmente la spesa bisogna confrontare due costi complessivi riferiti allo stesso periodo, agli stessi volumi di stampa e a esigenze equivalenti.
Un piccolo studio che produce poche copie può ottenere un risultato molto diverso da un ufficio che stampa quotidianamente migliaia di pagine. Quando entrano in gioco più dispositivi, diversi reparti e volumi elevati, il confronto si allarga inoltre alla gestione dell’intero parco stampa.
Vediamo quindi tre scenari rappresentativi, utilizzando sempre lo stesso metodo di analisi. Non attribuiremo percentuali o importi standard al risparmio: il risultato economico può essere calcolato soltanto partendo dai dati effettivi dell’azienda.
Quanto si può davvero risparmiare con il noleggio di una stampante?
La prima regola è semplice: non bisogna confrontare il prezzo di acquisto della stampante con il solo canone mensile di noleggio.
Sono grandezze differenti.
Se si vuole confrontare acquisto e noleggio su un periodo di 36 mesi, per esempio, bisogna ricostruire quanto costerebbero entrambe le soluzioni nell’arco degli stessi 36 mesi e per gli stessi volumi.
Nel caso della gestione tramite acquisto possono entrare in gioco hardware, toner, altri materiali di consumo, manutenzione, ricambi ed eventuali interventi tecnici.
Nel noleggio bisogna invece verificare canone, copie eventualmente comprese, costo copia, eccedenze e soprattutto quali servizi sono inclusi e quali rimangono a carico dell’azienda.
Il principio di calcolo è:
costo complessivo della soluzione attuale − costo complessivo della soluzione alternativa = eventuale risparmio
La formula è semplice. La parte importante è inserire al suo interno tutte le voci realmente sostenute.
Perché non esiste una percentuale valida per tutte le aziende
Due uffici che utilizzano stampanti apparentemente simili possono sostenere costi molto differenti.
Il primo potrebbe produrre prevalentemente documenti in bianco e nero, il secondo utilizzare spesso il colore.
Uno potrebbe stampare poche centinaia di pagine al mese, l’altro diverse migliaia.
Un’azienda potrebbe disporre di una macchina recente con poche necessità di assistenza, mentre un’altra potrebbe utilizzare apparecchiature più datate che richiedono interventi frequenti.
Per questo una percentuale di risparmio isolata dalla situazione iniziale è poco significativa.
Il dato utile è quanto costa oggi il sistema di stampa dell’azienda e quanto costerebbe, a parità di necessità, la soluzione alternativa.
Prima del risparmio bisogna calcolare il costo reale della stampa
Per effettuare il confronto bisogna ricostruire il costo complessivo della soluzione di stampa.
In ambito aziendale questo approccio viene spesso ricondotto al concetto di Total Cost of Ownership, o TCO: invece di considerare soltanto il prezzo iniziale di un bene, si analizzano i costi associati al suo utilizzo durante un determinato periodo.
Il costo della stampante
Nel caso dell’acquisto il primo elemento è il costo dell’hardware.
Per confrontarlo correttamente con un contratto pluriennale bisogna però utilizzare lo stesso orizzonte temporale per entrambe le soluzioni.
Confrontare l’intero prezzo di acquisto con pochi mesi di canone produrrebbe inevitabilmente un risultato distorto.
Toner e materiali di consumo
I consumabili devono entrare nel conto sulla base dell’utilizzo effettivo.
È inoltre importante distinguere le stampe in bianco e nero da quelle a colori, perché le necessità cambiano significativamente.
Kyocera presenta la propria offerta professionale come un insieme di stampanti, sistemi multifunzione, software e consumabili, collegandolo all’ottimizzazione della gestione documentale e dell’efficienza aziendale.
Questo approccio aiuta a capire perché la valutazione economica non dovrebbe fermarsi al costo iniziale dell’apparecchiatura.
Manutenzione e ricambi
Durante il ciclo di vita di una stampante professionale possono rendersi necessari interventi di manutenzione o sostituzione di componenti.
Nel confronto bisogna quindi verificare quali costi siano sostenuti separatamente e quali siano eventualmente compresi nella soluzione alternativa.
Assistenza tecnica
Anche l’assistenza rientra nella valutazione.
Può essere acquistata attraverso un contratto, richiesta a intervento oppure compresa nel servizio scelto.
Nel caso di Bruno Sistemi, assistenza remota, pronto intervento e monitoraggio fanno parte del posizionamento del servizio e devono quindi essere considerati quando si confrontano proposte con perimetri differenti.
Gestione interna e continuità operativa
Esistono inoltre aspetti organizzativi più difficili da monetizzare.
Chi verifica i consumabili? Chi effettua gli ordini? Chi gestisce una richiesta di assistenza? Cosa succede al reparto se la macchina utilizzata abitualmente non è disponibile?
Sono aspetti reali, ma non è corretto assegnare loro un valore economico arbitrario.
È preferibile tenerli separati dal risparmio monetario direttamente misurabile e considerarli nella valutazione complessiva della soluzione.
Come si calcola il costo di una stampante a noleggio
Per valutare un contratto di noleggio non basta conoscere il canone.
Bisogna verificare:
- durata contrattuale;
- modello e configurazione;
- copie eventualmente comprese;
- eventuali costi per le copie eccedenti;
- condizioni per bianco e nero e colore;
- consumabili compresi;
- manutenzione e ricambi;
- assistenza;
- installazione;
- monitoraggio;
- eventuali servizi esclusi.
Due offerte con un canone simile possono quindi avere un costo complessivo differente.
Che cos’è il costo copia
Il costo copia permette di collegare una componente della spesa al numero di pagine effettivamente prodotte.
Le condizioni possono essere differenti per bianco e nero e colore.
Anche questo valore deve però essere letto insieme alle altre componenti del contratto: un costo copia apparentemente basso non rende automaticamente più conveniente un’offerta se cambiano canone, servizi compresi o condizioni applicate alle eccedenze.
Scenario 1: un piccolo ufficio che stampa poco
Immaginiamo un piccolo studio con pochi utenti, una sola multifunzione e volumi contenuti.
La macchina viene utilizzata per documentazione amministrativa, preventivi, comunicazioni e qualche stampa a colori.
In questa situazione sarebbe sbagliato partire dal presupposto che il noleggio debba necessariamente costare meno.
Come effettuare il confronto
Lo studio dovrebbe ricostruire almeno queste voci:
| Gestione attuale | Soluzione a noleggio |
| Quota del costo hardware riferita al periodo | Canone riferito allo stesso periodo |
| Consumabili | Consumabili inclusi o esclusi |
| Manutenzione | Manutenzione inclusa o esclusa |
| Assistenza | Assistenza compresa |
| Eventuali ricambi | Eventuali costi aggiuntivi |
| Totale effettivo | Totale effettivo |
Solo inserendo i propri valori nelle due colonne è possibile misurare l’eventuale differenza.
Quando il risparmio può essere limitato
Se un ufficio stampa poco, possiede già una macchina recente e sostiene costi contenuti per consumabili e assistenza, il noleggio potrebbe non rappresentare la soluzione con il minor costo monetario.
Potrebbe continuare a offrire vantaggi sul piano della gestione, del servizio e della prevedibilità della spesa, ma questi elementi non vanno confusi con un risparmio economico dimostrato.
Questo primo scenario è importante proprio perché mostra che la convenienza non può essere stabilita a priori.
Scenario 2: ufficio con stampe quotidiane
Consideriamo ora un ufficio nel quale la multifunzione viene utilizzata ogni giorno da più persone.
Aumentano il volume delle pagine, il consumo di toner e l’importanza della disponibilità della macchina.
HP, come riferimento tecnico per il dimensionamento delle proprie apparecchiature e non come indicazione sulla convenienza del noleggio, associa la LaserJet Enterprise serie 500 a un volume di stampa consigliato fino a 7.500 pagine al mese e a 5-15 utenti.
HP indica inoltre per questa serie funzionalità che semplificano la gestione del parco dispositivi.
Quando consumabili e assistenza assumono maggiore importanza
Con un utilizzo quotidiano diventa ancora più importante conoscere:
- volume mensile;
- quota di stampe a colori;
- consumabili acquistati;
- interventi di assistenza;
- eventuali ricambi;
- caratteristiche della macchina utilizzata.
La domanda non è più soltanto:
quanto abbiamo pagato la stampante?
Diventa:
quanto ci costa mantenere disponibile e operativa questa soluzione durante l’anno?
Il confronto da effettuare
Anche in questo scenario il metodo rimane identico:
costo effettivo della gestione attuale − costo completo della proposta a noleggio = eventuale differenza economica
Se nella soluzione attuale vengono dimenticati toner, interventi o manutenzione, il confronto sarà falsato.
Allo stesso modo, nella soluzione a noleggio bisogna verificare costi copia, eccedenze e ciò che non è compreso nel canone.
Il valore del metodo sta proprio nella possibilità di confrontare due perimetri realmente equivalenti.
Scenario 3: azienda con volumi elevati o più stampanti
Nel terzo scenario cambiano dimensione e complessità.
Immaginiamo un’organizzazione con diversi reparti, più dispositivi e un utilizzo consistente delle apparecchiature.
In questo caso il problema non riguarda più soltanto il costo della singola stampante.
Bisogna analizzare il sistema di stampa nel suo complesso.
HP indica per la propria LaserJet Enterprise serie 600 un volume consigliato fino a 25.000 pagine al mese e 10-20 utenti.
Per le serie 700/800 indica invece oltre 40.000 pagine al mese e oltre 20 utenti, associando queste gamme a flussi documentali avanzati, opzioni di finitura e funzionalità di gestione del parco stampanti.
Sono riferimenti relativi alle specifiche famiglie HP, non soglie universali e soprattutto non indicano il punto oltre il quale il noleggio diventa conveniente.
HP presenta inoltre la serie Managed come destinata alle aziende che necessitano di servizi di stampa gestiti, anche per una forza lavoro distribuita.
Il problema non è più la singola stampante
Quando i dispositivi aumentano bisogna capire:
- quali reparti producono più pagine;
- dove viene utilizzato maggiormente il colore;
- quali apparecchiature sono più sollecitate;
- quali sono utilizzate poco;
- dove serve A3;
- quali utenti condividono ogni macchina;
- quali costi di assistenza e consumabili genera ciascun dispositivo.
In questa situazione il confronto tra acquisto e noleggio dovrebbe quindi essere effettuato sull’intero perimetro analizzato.
Un’eventuale riduzione del costo può derivare dalla somma di più fattori, compreso un dimensionamento più coerente del parco, ma non può essere quantificata senza conoscere i dati dell’azienda.
I tre scenari a confronto
I tre scenari mostrano perché non esiste una relazione automatica tra quantità di pagine e percentuale di risparmio.
| Scenario | Volume | Complessità | Peso della gestione | Valutazione |
| Piccolo ufficio | Contenuto | Bassa | Limitato | Convenienza da verificare |
| Ufficio con utilizzo quotidiano | Intermedio | Media | Crescente | Confrontare tutti i costi |
| Parco stampa articolato | Elevato | Alta | Rilevante | Valutare l’intero sistema |
Più pagine non significa automaticamente maggiore risparmio.
Significa, piuttosto, che volumi, consumabili, assistenza e corretto dimensionamento assumono progressivamente maggiore importanza nel calcolo.
Cosa fa cambiare davvero il risultato
Quante pagine vengono stampate ogni mese
Il volume è uno dei primi dati da raccogliere.
HP segmenta le proprie gamme Enterprise anche in funzione dei volumi consigliati:
- serie 400 fino a 4.000 pagine al mese;
- serie 500 fino a 7.500;
- serie 600 fino a 25.000;
- serie 700/800 oltre 40.000.
Questi dati dimostrano che apparecchiature differenti vengono progettate per carichi differenti.
Non rappresentano soglie di convenienza economica del noleggio.
Quanto si stampa a colori
Non conta soltanto il numero totale di pagine.
Un ufficio prevalentemente monocromatico ha esigenze diverse da un reparto che utilizza frequentemente il colore.
Per effettuare un confronto attendibile è quindi utile conoscere anche la distribuzione tra bianco e nero e colore.
A4 oppure A3
Anche i formati utilizzati devono essere analizzati.
Se soltanto pochi utenti hanno necessità dell’A3, può essere opportuno verificare se quella funzione debba essere presente su tutte le macchine o soltanto su alcuni dispositivi condivisi.
La risposta dipende comunque dall’organizzazione concreta dell’ufficio.
Una multifunzione condivisa o più stampanti
Un parco cresciuto attraverso acquisti successivi non è necessariamente un parco dimensionato sulle esigenze attuali.
Prima di valutare una nuova configurazione può quindi essere utile capire quali dispositivi vengono realmente utilizzati e da chi.
Età e condizioni delle macchine attuali
La situazione di partenza influenza fortemente il risultato.
Confrontare un nuovo servizio con apparecchiature recenti e poco costose da mantenere è molto diverso dal confrontarlo con dispositivi che richiedono interventi frequenti.
Quanto costa oggi l’assistenza
Per calcolare la spesa effettiva bisogna ricostruire anche manutenzione, ricambi e interventi sostenuti nel periodo preso in esame.
Senza queste informazioni il confronto rimane incompleto.
Una stampante sovradimensionata può far spendere più del necessario
Scegliere un dispositivo superiore alle reali necessità non garantisce automaticamente una soluzione migliore.
Allo stesso modo, utilizzare una macchina poco adeguata a un carico elevato significa partire da una configurazione non coerente con il lavoro richiesto.
Le gamme HP mostrano concretamente che volumi e numero di utenti sono parametri utilizzati per differenziare apparecchiature destinate a contesti professionali diversi.
Il dimensionamento dovrebbe quindi considerare almeno utenti, quantità di pagine, formati, colore, funzionalità necessarie e organizzazione del lavoro.
Quando il noleggio potrebbe non essere la soluzione meno costosa
Un confronto trasparente deve contemplare anche questa possibilità.
Il noleggio potrebbe non produrre il costo monetario più basso se:
- le stampe sono molto poche;
- la macchina esistente è recente e adeguata;
- i costi di assistenza sono ridotti;
- le esigenze tecniche sono semplici.
Questo non rende automaticamente il noleggio una scelta sbagliata.
Possono avere valore assistenza, gestione, pianificazione della spesa e altri servizi.
Significa però che convenienza economica e convenienza operativa non coincidono necessariamente.
Gli errori che falsano il calcolo del risparmio
Uno degli errori più comuni è confrontare il canone mensile con il prezzo di acquisto.
Un altro consiste nel dimenticare consumabili, manutenzione o assistenza nella soluzione esistente.
Anche confrontare periodi differenti altera il risultato.
Se il contratto viene analizzato su 36 mesi, anche l’alternativa deve essere calcolata sui medesimi 36 mesi.
Bisogna inoltre utilizzare volumi realistici e distinguere, quando necessario, bianco e nero e colore.
Infine, è preferibile non attribuire arbitrariamente un costo monetario a fermi macchina o tempo interno senza disporre di dati aziendali verificabili.
Come confrontare due preventivi di noleggio stampanti
Il confronto dovrebbe andare oltre il canone.
| Voce | Preventivo A | Preventivo B |
| Modello e configurazione | ||
| Durata | ||
| Canone | ||
| Copie comprese | ||
| Costo B/N | ||
| Costo colore | ||
| Consumabili | ||
| Ricambi | ||
| Assistenza | ||
| Installazione | ||
| Monitoraggio | ||
| Eccedenze | ||
| Esclusioni |
Solo dopo aver confrontato tutte le voci è possibile valutare il costo complessivo.
Il canone più basso non equivale necessariamente alla soluzione complessivamente meno costosa.
Prima di noleggiare bisogna sapere come stampa realmente l’ufficio
Prima di valutare un servizio di noleggio stampanti bisogna fotografare la situazione esistente.
Quante pagine vengono prodotte? Quante sono a colori? Quali formati servono? Quante persone condividono ogni apparecchiatura? Quali sono i costi sostenuti per consumabili e assistenza? Le macchine attuali sono utilizzate in modo uniforme oppure alcune lavorano molto più di altre?
È da queste informazioni che dovrebbe partire una proposta.
In Bruno Sistemi il nostro approccio non si limita alla disponibilità della macchina: lavoriamo sulla scelta della soluzione, sull’installazione, sull’assistenza e sulla gestione delle apparecchiature nel tempo.
Prima viene quindi l’analisi delle esigenze. Il modello e la formula contrattuale vengono dopo.
Quanto si risparmia davvero? Il calcolo deve partire dai propri numeri
I tre scenari mostrano perché non esiste una risposta universale.
Un ufficio con volumi contenuti può scoprire che il vantaggio monetario del noleggio è ridotto o assente. Quando aumentano utilizzo e complessità diventano più importanti consumabili, manutenzione, assistenza e organizzazione del parco stampa, ma nemmeno in questi casi esiste una percentuale di risparmio garantita.
La regola rimane quindi la stessa dall’inizio alla fine:
per sapere quanto si può risparmiare bisogna confrontare il costo effettivamente sostenuto oggi con il costo completo di una soluzione alternativa dimensionata sugli stessi volumi, sugli stessi utenti e sullo stesso periodo.
Solo a quel punto il risparmio diventa un dato aziendale verificabile, non una promessa generica.
Domande frequenti sul risparmio nel noleggio stampanti
Conviene acquistare o noleggiare una stampante per ufficio?
Dipende da volumi, durata prevista, consumabili, assistenza richiesta, situazione delle apparecchiature esistenti e condizioni del contratto. Per confrontare le due formule bisogna utilizzare lo stesso periodo e considerare il costo complessivo.
Quanto costa al mese noleggiare una stampante aziendale?
Non esiste un canone valido per tutte le aziende. Dipende dalla macchina, dalla configurazione, dai volumi previsti, dalla quota di stampe a colori, dalla durata e dai servizi compresi.
Cosa comprende normalmente il noleggio di una stampante?
Dipende dal contratto. Possono essere compresi hardware, assistenza, manutenzione, consumabili, monitoraggio e determinate quantità di copie. Le condizioni devono essere verificate nella singola proposta.
Il toner è incluso nel noleggio stampanti?
Può esserlo, ma non deve essere dato per scontato. È necessario controllare quali consumabili sono inclusi e secondo quali condizioni.
Come si calcola il costo copia?
Il costo copia associa una componente del costo al numero di pagine prodotte. Nel confronto possono essere applicate condizioni differenti a bianco e nero e colore e vanno considerate anche le altre componenti contrattuali.
Più pagine stampo, più conviene il noleggio?
Non necessariamente. Aumentando i volumi assumono maggiore importanza dimensionamento, consumabili, manutenzione e assistenza, ma non esiste una soglia universale oltre la quale il noleggio diventa automaticamente più conveniente.
Quali costi devo considerare per capire quanto sto risparmiando?
Per la situazione attuale è utile ricostruire hardware, consumabili, manutenzione, ricambi e assistenza. Nel noleggio devono essere verificati canone, copie comprese, costo copia, eccedenze, servizi inclusi ed eventuali esclusioni.
Come capire se la stampante è dimensionata correttamente per l’ufficio?
Bisogna partire da numero di utenti, volume mensile, quota di stampa a colori, formati, funzionalità necessarie e distribuzione delle apparecchiature. Il corretto dimensionamento dipende dal carico reale di lavoro, non soltanto dal prezzo della macchina.
