La gestione dei documenti aziendali è un tema di grande rilievo non solo dal punto di vista strategico, ma anche legale: sono molte le aziende che cercano di trovare il giusto equilibrio tra la conservazione di copie di atti e contratti previsto dalla normativa vigente, e il bisogno di non dedicare tutto lo spazio dell’ufficio all’archiviazione. Vediamo quindi una guida essenziale su come gestire i documenti aziendali.
Come gestire i documenti
Quando si gestisce un’azienda o una piccola impresa, i documenti da conservare crescono in maniera incessante e continua. Nonostante ci sia una parte del team che si occupa della loro gestione e organizzazione, nonché dell’archiviazione, molto spesso capita di non trovare quello che si cerca. Infatti, uno dei grandi svantaggi dell’archiviazione cartacea è proprio quello di non riuscire a reperire, in tempi rapidi, il documento di cui si ha bisogno.
Al contrario coloro che gestiscono i documenti in maniera digitale possono non solo ovviare a questo problema, ma godere anche di alcuni vantaggi, tra cui la possibilità di:
- cercare facilmente con gli strumenti di ricerca un documento, sia in base al nome sia al contenuto che dovrebbe ospitare.
- chi ha abbracciato la digitalizzazione documentale può creare copie e spostare i documenti in poco tempo, senza la preoccupazione di perdere parte del materiale originale. La copia è esattamente la stessa.
- individuare la mancanza di un documento, consultando in pochi minuti lo spazio di archiviazione online.
- riduzione della carta stampata, compiendo una scelta ecologica.
Oltre a questi vantaggi di natura più pratica è opportuno sottolineare che una gestione consapevole e adeguata dei documenti permette anche di rispettare quanto previsto dalla Legge: infatti molte categorie professionali (es: commercialisti, avvocati, notai…) hanno l’obbligo di conservare alcuni documenti per un periodo molto lungo, con la possibilità di attingere ad essi in qualsiasi momento. Sebbene per il momento l’archiviazione digitale non abbia sostituito quella cartacea, agli occhi del Diritto, dal punto di vista pratico sono moltissime le realtà che non hanno neppure lo spazio fisico per ospitare i faldoni.
La guida essenziale
Passando alla pratica, è opportuno sottolineare come la gestione dei documenti di un’azienda può suddividersi in tre aree principali:
- la creazione dei documenti stessi che può avvenire da parte di alcuni membri del team o possono pervenire da enti esterni.
- condivisione, ossia l’invio dei documenti stessi ai destinatari legittimi.
- archiviazione ovvero la loro conservazione fisica o digitale.
Ciascun documento ha un proprio ciclo di vita che necessita di procedure puntuali per essere gestito in maniera proficua per permettere alle aziende di ridurre i costi e velocizzare i propri processi interni, evitando imprecisioni che porterebbero a rallentamenti o problematiche evitabili.
Per far sì che ciascun collaboratore aziendale possa accedere ai dati e beneficiare degli innumerevoli vantaggi di una buona gestione documentale è necessario acquisire ed adottare un software di gestione documentale: questi strumenti, infatti, non si limitano a digitalizzare e convertire in altri formati la documentazione, ma sono una vera e propria piattaforma che cambia il modo di gestire i flussi dei documenti.
