Un progetto di archiviazione documentale ben organizzato permette di abbattere i costi della carta e degli archivi ma soprattutto, più in generale, di migliorare la qualità del lavoro. L’archiviazione digitale è funzionale a tradurre i contenuti con software di archiviazione documentale e rendere i dati accessibili a qualsiasi utente.
Cos’è un software di archiviazione documentale
Un software di archiviazione documentale è un software che offre funzionalità evolute di archiviazione digitale dei flussi di dati strutturati e della documentazione destrutturata da carta e file.
I vari software di archiviazione documentale permettono di avere diversi benefici: ridurre tempi e costi associati alla memorizzazione, recupero delle informazioni, creazioni di copie e invio dei documenti cartacei. L’archiviazione digitale garantisce inoltre maggiore completezza delle informazioni tra i documenti e collegamento dinamici tra gli stessi.
Sul mercato sono attualmente presenti differenti tipologie di software: la scelta dello stesso deve dipendere da un’attenta valutazione degli obiettivi e esigenze aziendali.
La scelta del software di archiviazione documentale richiede una analisi ponderata delle caratteristiche di ciascuna offerta, confrontate con le esigenze e le necessità delle imprese soprattutto a seconda dei processi aziendali in essere.
Detto questo, è necessario sapere che esistono differenti tipi di software, i quali usufruiscono di risorse come hardware, piattaforme cloud, oppure ibride.
La scelta ovviamente dipende dal tipo di infrastruttura che l’azienda desidera sfruttare.
Infine, in base ai propri bisogni, le imprese possono decidere di fare uso di software con funzionalità di base (quindi archiviazione e ricerca), oppure affidarsi a sistemi più complessi di gestione, scalabili e modulabili.
Come funziona
Un software di archiviazione documentale è un programma in grado di elaborare e immagazzinare una serie di documenti e associarli tra loro; esso è un’evoluzione naturale dell’archiviazione documentale.
Tale sistema funziona a lettura ottica e consente l’estrazione da un documento di dati ben definiti, grazie ad un processo totalmente automatico. Dai codici prodotto ai nomi dei clienti, ai dati di fatturazione, ciascun elemento può essere ricavato senza alcun problema.
Il programma acquisisce ed elabora tutto il documento e lo viviseziona, associando ciascuna voce ad un determinato indice. Il sistema può così riconoscere ogni dato e fare in modo che possa essere utilizzato all’occorrenza, con la prospettiva di migliorare il processo produttivo.
Per avere una ottima gestione documentale attraverso un software, vi è la necessità di passare attraverso quattro fasi:
1) Indicizzazione, cioè ogni documento viene identificato in maniera precisa.
2) Integrazione, ovvero la capacità di un software di diventare risorsa per un qualsiasi apparato produttivo.
3) Archiviazione, processo secondo il quale si recuperano i dati richiesti in poco tempo.
4) Sicurezza, attraverso la quale i dati/documenti sono visibili solo a chi è autorizzato.
La scelta di un software di archiviazione documentale è di estrema importanza; Tale scelta saprà soddisfare ogni tipo di esigenza, contribuendo al miglioramento di un percorso lavorativo del genere.
