I software di gestione documentale consentono di migliorare e velocizzare i flussi di lavoro, portando un incremento della produttività generale dell’azienda. Questo processo, favorisce la ricerca e condivisione più immediata dei documenti e ottimizza le modalità di comunicazione. Conosciamo i vantaggi di questo strumento che viene sempre più richiesto all’interno delle aziende che affrontano la rivoluzione digitale.
Cos’è un software gestionale
Da qualche tempo l’innovazione digitale ha completamente modificato le strutture interne delle grandi imprese, modificando le fondamenta sulle quali erano stabilite. Questo cambiamento ha travolto, spesso in positivo, i processi interni delle aziende che si sono dovute adattare con flessibilità e in tempi rapidi per affrontare questi problemi.
La rivoluzione digitale, in particolare, ha reso difficile la gestione fisica dei documenti aziendali: per questo, l’introduzione di sistemi di gestione documentale ha favorito dei fenomeni di attualità, quali ad esempio lo smart working.
Per rispondere alle rinnovate esigenze delle aziende in termini organizzativi e di gestione, i software di gestione documentale vengono utilizzati per creare, condividere e modificare in tempo reale i documenti.
Inoltre, quando l’obiettivo dell’azienda è ottimizzare la gestione delle informazioni aziendali, è fondamentale dotarsi di un sistema di gestione documentale attualizzato e al passo con i tempi. I software hanno la capacità di tenere traccia di tutti tipi di documenti, delle eventuali modifiche apportate e di gestire procedure e flussi documentali.
Vediamo quindi cosa offre il mercato in merito ai software di gestione documentale:
- Soluzioni basic: funzionalità di base per la ricerca e l’archiviazione dei documenti;
- Soluzioni più avanzate, oltre alla archiviazione integra anche la conservazione sostitutiva o digitale;
Infine, possiamo dire che gestire in modo corretto tutti i documenti diventa fondamentale per la realtà aziendale.
Tutti i vantaggi di un software gestionale
Molti dei software di gestione documentale che oggi sono disponibili sul mercato fondano la propria efficacia sul concetto di cloud, sebbene esistano anche soluzioni on-premise, cioè sistemi di gestione documentale che si installano direttamente a casa dell’utente.
Avere un software è un passaggio chiave che determina quale sia l’andamento effettivo del business ed evidenzia la presenza di falle organizzative e gestionali da risistemare. Il significato quindi di un sistema di gestione documentale è legato alla gestione complessiva dei flussi di un’azienda.
Cerchiamo, ora, di capire i vantaggi che questo servizio offre:
- i software di gestione documentale possono interagire e dialogare con altri software già utilizzati in azienda e consentono di accedere ai dati e alle informazioni necessarie da qualsiasi dispositivo: smartphone, tablet, desktop
- una riduzione della carta stampata e conseguente rispetto dell’ambiente
- riduzione materiale degli spazi di archiviazione
- maggiore snellimento dei processi interni
- riservatezza delle informazioni
- reperibilità delle informazioni in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo con una connessione internet
- meno errori e non dispersione dei documenti archiviati
- Conservare i documenti in modalità digitale a norma di legge
- Inalterabilità del documento archiviato
In conclusione si può affermare che avere un software gestione documentale permette di gestire le informazioni e i documenti per creare un processo documentale aziendale condiviso, in grado di archiviare e rintracciare in tempo reale ogni file di cui ciascun membro dei team autorizzato ad avervi accesso.
