Scegliere di digitalizzare i documenti cartacei è la scelta più pratica e di rapida consultazione. Questo è un processo semplice ed efficace che implica la memorizzazione digitalizzata di qualsiasi documento proveniente dal ciclo attivo e passivo di un’azienda. L’archiviazione digitale dei documenti è ormai una prassi molto comune ovunque.
I vantaggi dell’Archiviazione digitale
I sistemi di gestione documentale consentono l’archiviazione dei documenti stessi. Quest’ultimo sistema serve ad aiutare a tenere traccia nel tempo dei documenti, anche quelli più vecchi, e offre la possibilità di poter ripristinare documenti andati persi. Come ogni settore, anche questo deve essere organizzato e archiviato correttamente perché se così non fosse ci sarebbero molti documenti segmentati, causando così un problema di sovraccarico di informazioni per gli utenti.
I vantaggi sono davvero molti e questa è la soluzione ideale per aziende e professionisti.
Vediamo qui sotto quali:
- Azienda “paperless”: significa semplificare la gestione del materiale cartaceo che ha sede fisica negli archivi. Come? archiviando la documentazione in formato elettronico in cloud. Il vantaggio è il risparmio in termini di carta, toner e manutenzione stampanti.
- Risparmio di tempo e spazio. Gli archivi spesso sono enormi stanze, piene di scaffali e intere pile di fogli. Con l’archiviazione tutto questo non c’è. Risparmio garantito.
- Semplifica il lavoro: reperire i documenti non è mai stato così semplice. In un’azienda paperless tutto è a portata di click digitale.
- Archivio digitale: la vera innovazione. I documenti saranno sempre rintracciabili, anche in caso di un incendio.
Qualche informazione sulla conservazione sostitutiva
L’obiettivo della conservazione sostitutiva è quello di eliminare dei documenti analogici e aiutare il processo di creazione di un archivio digitale. Questa operazione diventa una realtà produttiva se usata nella maniera corretta.
Ma vediamo nel dettaglio i suoi aspetti:
- La digitalizzazione dei documenti come dati, fatture, dichiarazioni e registri, comporta benefici non indifferenti, sia sul piano economico sia su quello temporale.
- L’autenticazione del documento digitale avviene attraverso la firma digitale. Totale sicurezza di chi ne fa uso poiché per questioni di privacy la firma digitale è rilasciata solo ad una persona.
- Conclusa la procedura, il documento digitale va a sostituire quello cartaceo; in alcuni casi, è opportuno richiedere una specifica autorizzazione o comunque informarsi sulle tempistiche di eliminazione dei documenti analogici.
La conservazione fa in modo che i documenti archiviati vengano controllati e tenuti intatti.
Alcune criticità riguardanti la conservazione però emergono sul lungo periodo: i file archiviati in formato digitale, infatti, possono risentire dell’invecchiamento degli hardware e dei software usati anni prima. Per questo, il costante aggiornamento tecnologico e la consulenza di esperti rappresenta una valida soluzione che aiuta ad affrontare queste problematiche nel migliore dei modi.
